जीमेल में खोज सम्बन्धी उपयोगी टिप्स

गूगल की ईमेल सेवा जीमेल एक बेहतरीन वेबमेल सेवा है। इसकी विशेषताओं में बेहतरीन सर्च सुविधा भी शामिल है। अधिकतर लोग इसकी खोज की शक्ति से अपरिचित हैं तथा केवल उसमें कोई शब्द डालकर ही खोजते हैं। वास्तव में कुछ विशिष्ट शब्दों (जिन्हें ‘क्वैरी वर्ड्स’ कहा जाता है) तथा उपयुक्त सिंटैक्स का प्रयोग करके इसमें कई तरह से खोजा जा सकता है। सही तरीका प्रयोग करके हजारों मेल में से वाँछित को चुटकी में खोजा जा सकता है।
जीमेल में सर्च बॉक्स होता है जिसमें नीचे बताये गये सिंटैक्स का प्रयोग करके आप वाँछित मेल खोज सकते हैं। सर्च काफी तेज होती है तथा तत्काल परिणाम मिलते हैं। यदि वाँछित मेल न मिले तो सर्च टर्म में से शब्द कम करके देखें।

किसी भी सर्च टर्म युक्त मेल खोजना

सबसे पहले तो सबसे सामान्य खोज। यदि कोई पुरानी मेल खोजनी हो जिसकी सामग्री का बस कुछ अंश याद हो तो बस सर्च बॉक्स में वह/वे शब्द डालकर खोजें। उदाहरण के लिये वे सभी सन्देश खोजने हेतु जिनमें ‘ब्लॉगर मीट’ शब्द आया हो,
ब्लॉगर मीट
यदि आपको वाँछित मेल के विषय की पंक्ति का कुछ अंश याद है तो जल्दी और ज्यादा सार्थक परिणाम मिलेगा। उदाहरण के लिये निम्नलिखित सिंटैक्स द्वारा वे सभी सन्देश खोजे जायेंगे जिनके विषय में ‘एयरपोर्ट’ शब्द रहा हो।
subject:एयरपोर्ट
यदि आपको कोई ऍग्जैक्ट वाक्यांश खोजना हो तो सर्च टर्म सन्दर्भ चिह्नों में दें। उदाहरण के लिये निम्निलिखित सिंटैक्स केवल वही सन्देश खोजेगा जिनमें वाक्यांश ‘कार में एसी’ बिलकुल उसी रूप में आया हो।
"कार में एसी"
यदि आप किन्हीं दो या अधिक शब्दों में से कोई एक शब्द युक्त सन्देश खोजना चाहते हैं तो OR ऑपरेटर या पाइप साइन (|) का प्रयोग करें। उदाहरण के लिये निम्नलिखित सिंटैक्स वे सब सन्देश खोजेगा जिनमें ‘राम’ या ‘श्याम’ शब्द आया हो। ध्यान दें कि OR कैपिटल लैटर्स में ही हो।
राम OR श्याम
यदि आपको ऐसे सन्देश खोजने हों जिनमें एक शब्द तो हो लेकिन दूसरा न हो तो हाइफन ऑपरेटर का प्रयोग करें। उदाहरण के लिये निम्नलिखित सिंटैक्स वो सन्देश दिखायेगा जिनमें ‘खेल’ शब्द तो आया हो लेकिन ‘क्रिकेट’ नहीं।
खेल -क्रिकेट
हाइफन ऑपरेटर का एक बढ़िया उपयोग सर्च परिणामों में से नोटिफिकेशन वाली ईमेल हटाने के लिये किया जा सकता है। उदाहरण के लिये कोई मेल खोजने हेतु जिसमें password शब्द था, पर वह मेल किसी वेबसेवा द्वारा भेजी गयी नोटिफिकेशन न हो।
password –notification
कई बार परिणामों में सर्च टर्म में से कुछ शब्दों को छोड़ दिया जाता है या वे काफी पीछे वाले परिणामों में आते हैं। () ऑपरेटर का प्रयोग किसी सर्च टर्म में शब्दों को अनिवार्य बनाने के लिये किया जाता है ताकि वे छोड़े न जायें। उदाहरण के लिये निम्नलिखित सिंटैक्स वो सन्देश दिखायेगा जिनमें राम और श्याम दोनों शब्द हों।
(राम श्याम)
() ऑपरेटर का प्रयोग शब्दों का समूह बनाने में भी किया जाता है। उदाहरण के लिये निम्नलिखित सिंटैक्स उन सन्देशों को खोजेगा जिनके विषय में आगामी पुस्तक या आगामी पत्रिका शब्द होगा।
subject:आगामी (पुस्तक OR पत्रिका)

किसी व्यक्ति द्वारा आपको भेजी गयी मेल

from ऑपरेटर के साथ उस व्यक्ति का ईमेल पता लिखें। उदाहरण के लिये, श्रीमान अमुक (जिनका ईमेल amuk@gmail.com है) द्वारा आपको भेजी गयी सभी ईमेल खोजने के लिये,
from:amuk@gmail.com
यदि भेजने वाला किसी ऐसे ईमेल समूह का सदस्य है जिसके सदस्य आप भी हैं तो परिणामों में उसके द्वारा समूह को भेजे गये सन्देश भी दिखायी देंगे। इसलिये ऐसे सन्देश खोजने के लिये जो श्रीमान अमुक द्वारा किसी समूह को न भेजकर सीधे आपको भेजे गये हों, निम्नलिखित प्रयोग करें।
from:amuk@gmail.com to:me
यदि व्यक्ति द्वारा भेजी गयी मेल में से कोई खास वाली खोजनी हो जिसके विषय या सामग्री का कुछ अंश ध्यान हो तो ईमेल पते के बाद एक स्पेस देकर सर्च टर्म लिखें। उदाहरण के लिये, श्रीमान अमुक द्वारा आपको भेजी गयी मेल खोजने हेतु जिसमें कश्मीर की यात्रा के बारे में कुछ बात की गयी थी,
from:amuk@gmail.com subject:कश्मीर (यदि विषय का अंश ध्यान है)
from:amuk@gmail.com कश्मीर (यदि सामग्री का अंश ध्यान है)

आपके द्वारा किसी व्यक्ति को भेजी गयी मेल

to ऑपरेटर के साथ उस व्यक्ति का ईमेल पता लिखें। उदाहरण के लिये आपके द्वारा श्रीमान अमुक को भेजी गयी सभी ईमेल देखने के लिये,
to:amuk@gmail.com
यदि आपके द्वारा भेजी गयी मेल में से कोई खास वाली खोजनी हो जिसके विषय या सामग्री का कुछ अंश ध्यान हो तो ईमेल पते के बाद एक स्पेस देकर सर्च टर्म लिखें। उदाहरण के लिये, आपके द्वारा श्रीमान अमुक को भेजी गयी मेल के लिये जिसमें फोन नं॰ तथा पते के बारे में कुछ बात की गयी हो, 
to:amuk@gmail.com subject:फोन पता(यदि विषय का अंश ध्यान है)
from:amuk@gmail.com फोन पता(यदि सामग्री का अंश ध्यान है)
यदि आपको वे मेल खोजनी हैं जिनमें आपने श्रीमान अमुक को  cc (कार्बन कॉपी) करके भेजा था तो,
cc:amuk@gmail.com
इसी प्रकार वे मेल खोजने के लिये जिनमें आपने श्रीमान अमुक को bcc (ब्लाइंड कार्बन कॉपी) करके भेजा था,
bcc:amuk@gmail.com

किसी समूह को भेजी गयी मेल

किसी ईमेल समूह (डाक सूची या मेलिंग लिस्ट) को भेजी गयी सभी ईमेल देखने के लिये list ऑपरेटर के साथ समूह का ईमेल पता लिखें। उदाहरण के लिये तकनीकी हिन्दी समूह की सभी मेल देखने के लिये,
list:technical-hindi@googlegroups.com
समूह को भेजी गयी मेल में से कोई विशेष ढूँढने के लिये ईमेल पते के बाद एक स्पेस देकर सर्च टर्म लिखें। उदाहरण के लिये आपके द्वारा तकनीकी हिन्दी समूह को भेजी गयी कोई ईमेल खोजनी है जिसमें हिन्दी वर्तनी जाँचक का जिक्र है तो,
list:technical-hindi@googlegroups.com subject:वर्तनी जाँचक(यदि विषय का अंश ध्यान है)
list:technical-hindi@googlegroups.com वर्तनी जाँचक(यदि सामग्री का अंश ध्यान है)
चूँकि समूह में कई लोग ईमेल भेजते हैं तो आप समूह के किसी सदस्य द्वारा समूह को भेजी गयी सभी ईमेल भी खोज सकते हैं। उदाहरण के लिये श्रीमान अमुक द्वारा तकनीकी हिन्दी समूह को भेजी गयी सभी ईमेल देखने के लिये,
list:technical-hindi@googlegroups.com from:amuk@gmail.com
माना आपको श्रीमान अमुक द्वारा समूह को भेजी गयी कोई पुरानी मेल खोजनी है जिसमें हिन्दी ओसीआर का जिक्र है तो,
to:technical-hindi@googlegroups.com from:amuk@gmail.com subject:हिन्दी ओसीआर (यदि विषय का अंश ध्यान है)
to:technical-hindi@googlegroups.com from:amuk@gmail.com हिन्दी ओसीआर (यदि सामग्री का अंश ध्यान है)

अटैचमेंट युक्त मेल

अटैचमेंट युक्त सभी सन्देश देखने के लिये निम्नलिखित सिंटैक्स प्रयोग करें।
has:attachment
माना आपको श्रीमान अमुक द्वारा भेजी गयी वे मेल खोजनी हैं जिनमें अटैचमेंट थे तो लिखें,
from:amuk@gmail.com has:attachment
यदि आपको अटैचमेंट में भेजी गयी फाइल का नाम याद है तो निम्नलिखित का प्रयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिये Amuk_Biodata.pdf नामक फाइल अटैचमेंट वाली मेल खोजने के लिये,
filename:Amuk_Biodata.pdf
यदि आपको फाइल का नाम याद नहीं केवल फाइल टाइप पता है तो बस वही लिखें। उदाहरण के लिये निम्नलिखित सिंटैक्स से वे सभी सन्देश खोजे जायेंगे जिनके साथ पीडीऍफ फाइल संलग्न हैं।
filename:pdf
कुछ परिस्थितियों में फाइलनेम ऑपरेटर के साथ OR ऑपरेटर उपयोगी हो सकता है। उदाहरण के लिये किसी भी प्रचलित डॉक्यूमेंट फॉर्मेट वाले अटैचमेंट युक्त सन्देशों को खोजने के लिये,
filename:(pdf OR doc OR xls OR ppt) OR docs.google.com OR spreadsheets.google.com

स्थान विशेष द्वारा खोज

in ऑपरेटर का प्रयोग करके हम जीमेल में किसी स्थान विशेष जैसे इनबॉक्स, ट्रैश आदि में खोज कर सकते हैं।
सामान्य रूप से जब आप कुछ खोजते हैं तो जीमेल Spam तथा Trash में नहीं खोजता। निम्नलिखित से हम जीमेल में स्पैम तथा ट्रैश समेत सभी जगह खोज कर सकते हैं। कई बार होता है कि कोई हमें कहता है कि उसने हमें एक मेल भेजी लेकिन हमें वह दिखती नहीं तो यह सुनिश्चित करने के लिये कि वह हमारे पास पहुँच ही गयी है, हम इसका प्रयोग कर सकते हैं।
in:anywhere
इनबॉक्स में खोजने के लिये,
in:inbox
भेजी गयी मेल में खोजने के लिये,
in:sent
ड्राफ्ट में खोजने के लिये,
in:draft
ट्रैश में देखने के लिये निम्नलिखित सिंटैक्स है। जैसा कि आप जानते होंगे कि किसी मेल को डिलीट करने पर वह ट्रैश में चली जाती है तथा कुछ निश्चित समय बाद ट्रैश को खाली कर दिया जाता है। माना हम देखना चाहते हैं कि वाँछित मेल गलती से डिलीट होकर ट्रैश में तो नहीं चली गयी तो यह प्रयोग करें।
in:trash
स्पैम में देखने के लिये निम्नलिखित सिंटैक्स है। माना किसी ने हमें मेल भेजी और हमारे इनबॉक्स में नहीं दिख रही तो हम चैक कर सकते हैं कि कहीं वह गलती से स्पैम में तो नहीं चली गयी।
in:spam
यदि आप जीमेल में लेबलों का प्रयोग करते हैं तो निम्नलिखित सिंटैक्स का प्रयोग करके लेबल विशेष वाली सभी मेल देखी जा सकती हैं। यदि आपको पता है कि वाँछित मेल किस लेबल में थी तो इससे जल्दी मिल जायेगी। इसके अतिरिक्त लेबल में खोज के लिये in ऑपरेटर का भी प्रयोग किया जा सकता है। उदाहरण के लिये official लेबल वाली सभी मेल देखने के लिये,
label:official

प्रकार विशेष द्वारा खोज

चैट सन्देशों को देखने के लिये निम्नलिखित सिंटैक्स प्रयोग करें।
is:chat
अब तक आप अनुमान लगा ही चुके होंगे कि श्रीमान अमुक के साथ कै चैट वार्तालापों को देखने के लिये मुझे क्या करना होगा।
is:chat from:amuk@gmail.com
सभी अपठित मेल को निम्नलिखित सिंटैक्स द्वारा देखा जा सकता है। माना आपके इनबॉक्स में बीच-बीच में कई अपठित ईमेल पड़ी हैं तो इससे वे सब इकट्ठे देखी जा सकती हैं।
is:unread
यदि आपको सभी पढ़ी गयी मेल में खोजना हो तो यह प्रयोग करें,
is:read
सभी तारांकित (स्टार) की गयी मेल में खोजना हो तो,
is:starred

समय विशेष द्वारा खोज
किसी समय विशेष के बाद के सन्देश खोजने हों तो निम्नलिखित सिंटैक्स प्रयोग करें। दिनांक का प्रारूप (फॉर्मेट) YYYY/MM/DD के रूप में हो। उदाहरण के लिये ५ अगस्त २०११ के बाद के सन्देश खोजने हेतु,
after:2011/08/05
किसी समय विशेष से पहले के सन्देश खोजने हों तो निम्नलिखित सिंटैक्स प्रयोग करें। उदाहरण के लिये १ फरवरी २०१२ से पहले के सन्देश खोजने हेतु,
before:2012/02/01
इन दोनों के संयुक्त प्रयोग से किसी काल विशेष के दौरान के सन्देश खोजे जा सकते हैं। उदाहरण के लिये फरवरी २०१२ से लेकर जुलाई २०१२ के बीच के सन्देश खोजने हेतु,
after:2012/02/01 before:2012/07/31

मिश्रित रूप से ऑपरेटरों का प्रयोग

कई बार हम जो सन्देश खोज रहे होते हैं उसके लिये हमें बहुत सारे परिणाम मिल सकते हैं। उनमें से उपयुक्त परिणाम तक पहुँचने के लिये हमें अपने खोज के दायरे को घटाना होगा। इसके लिये हम एकाधिक सर्च ऑपरेटर का प्रयोग कर सकते हैं। हम कुछ उदाहरण लेते हैं।
एक मेल खोजनी है जो श्रीमान अमुक द्वारा आपको भेजी गयी थी, उसमें अटैचमेंट थी (एक फोटो) तथा उसके विषय में ‘फोटो’ शब्द शामिल था, आपको यह भी सन्देह है कि वह शायद स्पैम या ट्रैश में चली गयी हो तो निम्नलिखित सिंटैक्स बनेगा।
from:amuk@gmail.com has:attachment subject:फोटो in:anywhere
अब हम खोजने जा रहे हैं श्रीमान अमुक द्वारा तकनीकी हिन्दी समूह को भेजी गयी मेल जिसे आप पढ़ चुके हैं, आपने उसे तारांकित किया था तथा उसमें ‘संस्कृत ओसीआर’ के बारे में कुछ कहा गया था।
list:technical-hindi@googlegroups.com from:amuk@gmail.com is:read is:starred "संस्कृत ओसीआर"

उन्नत सर्च बॉक्स

वैसे तो उपर्युक्त सभी सिंटैक्स काफी सरल हैं तथा एक-दो बार उपयोग से ही याद हो जायेंगे। फिर भी यदि आपको इन्हें याद रखना मुश्किल लगे तो जीमेल आपकी सहायता के लिये हाजिर है। सर्च बॉक्स की दायीं ओर एक छोटा ड्रॉप डाउन ऍरो होता है – Show Search Options

इसे क्लिक करने पर नीचे दिखाया गया उन्नत सर्च बॉक्स आ जाता है जिसमें अधिकतर उपयोगी उन्नत सर्च विकल्प मौजूद हैं।

इस प्रकार इसके उपयोग से विभिन्न खाने भरकर आप बिना सिंटैक्स याद रखे भी उन्नत खोज कर सकते हैं।
इसके अतिरिक्त यदि आप जीमेल में फिल्टरों का उपयोग करने की आदत डालें तो आप अपनी मेल को बेहतर तरीके से व्यवस्थित कर पायेंगे तथा कोई भी सन्देश कभी भी आसानी से खोज पायेंगे। फिल्टरों के बारे में फिर कभी लिखूँगा।
इस प्रकार आपने देखा कि जीमेल में खोज सम्बन्धी इन टिप्स का उपयोग करके हम पुरानी से पुरानी ईमेल को पलक झपकते खोज सकते हैं। मैंने कोशिश की है कि लगभग सभी चीजें शामिल हो गयी हों। यदि आप इनके अतिरिक्त कोई और टिप जानते हैं तो टिप्पणियों में बतायें।

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